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Moderieren eines Meetings mit KI in Perfony

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vonJonathan BLOYS
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Perfony: Einführung in den Ablauf der Nichtkonformitätsbearbeitung

Ziel: Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Meetings in Perfony orchestrieren, KI für die Transkription, Zusammenfassung und Erstellung von Aktionen und Entscheidungen nutzen und das Follow-up nach dem Meeting effektiv strukturieren.

Vor dem Treffen: Vorbereitung und Rahmensetzung

Bereits vor Beginn eines Treffens ist eine gründliche Vorbereitung entscheidend, um die Effizienz und Produktivität zu maximieren.

Effektiv vorbereiten :

  • Definieren Sie die zu behandelnden Themen und die Ziele des Treffens.

  • Identifizieren Sie die Teilnehmer und erstellen Sie ggf. einen entsprechenden Aktionsplan.

  • Wenden Sie die RIDA-Methode (Ergebnis, Information, Entscheidung, Aktion) an: Jedes ausgetauschte Element muss korrekt erfasst und verwertet werden können.

    • Informationen sind wichtige Daten oder Fakten.

    • Entscheidungen sind die Entscheidungen oder Orientierungen, die während des Treffens bestätigt wurden. Sie werden dem Protokoll hinzugefügt und bei der nächsten Sitzung wieder aufgenommen.

    • Aktionen sind die konkreten Aufgaben, die sich aus einer Entscheidung oder einer Information ergeben.

  • Bereiten Sie ein leeres Protokoll in Perfony vor oder überprüfen Sie das Vorhandene, um Ihre Notizen zu zentralisieren.

Ein gut vorbereitetes Treffen ermöglicht es der KI, genauere Zusammenfassungen zu erstellen und erleichtert es, Aktionen und Entscheidungen bereits während des Treffens zu treffen.

Während des Treffens: Den Austausch einfangen

Das Ziel dieser Phase ist es, alle Interventionen zu erfassen und die spätere Analyse zu erleichtern.

1. Automatische Umschreibung

Perfony bietet eine automatische Transkription, die Sprache in verwertbaren Text umwandelt:

  • Aktivieren Sie die Transkription über die Meeting-Schnittstelle.

  • Jede Stimme wird zunächst als Sprecher 1, 2, 3… angezeigt und kann mit einem tatsächlichen Teilnehmer verknüpft werden.

  • Die Transkription ist in Echtzeit auf der Registerkarte Transkription sichtbar.

Import von bestehenden Dateien :

2. Notizen und IA

  • Sie können manuelle Notizen machen oder die Transkription nutzen.

  • Das IA-Symbol ist jederzeit verfügbar, um die Zusammenfassung zu erstellen, sei es während des Treffens (Status: In Bearbeitung) oder nach dem Treffen.

Organisatorische Beratung :

  • Lassen Sie die KI den Text erfassen, um die kognitive Belastung zu reduzieren und sich auf die Animation und die Entscheidungen zu konzentrieren.

Nach dem Treffen: Umwandlung des Austauschs in verwertbares Material

 

1. Fenster für die automatische Übersicht

Wenn Sie mit Ihren Notizen oder der Transkription fertig sind, klicken Sie auf „Zusammenfassung“ in der Besprechungsoberfläche. Das Fenster „Zusammenfassung“ bietet vier Formate:

  1. Einfache Zusammenfassung: Zusammenfassung ohne Aktionen oder Entscheidungen.

  2. RIDA: erfasst alle Informationen, Aktionen und Entscheidungen.

  3. Aktionen und Entscheidungen: listet nur Aktionen und Entscheidungen auf.

  4. Vollständige Zusammenfassung + Aktionen + Entscheidungen: Vollständige Zusammenfassung mit allen identifizierten Aktionen und Entscheidungen.

Schlüsselfunktionen :

  • Die KI identifiziert jede Aktion und Entscheidung und schlägt vor, diese direkt in Perfony zu erstellen.

  • Für jedes erstellte Element können Sie Folgendes überprüfen oder ändern: Fälligkeit, Verantwortlicher, Ursprung (Akte), Priorität, Beschreibung und Anlage.

  • Die Maßnahmen werden dem Aktionsplan hinzugefügt und im Bericht hervorgehoben.

  • Die Entscheidungen werden in die Entscheidungsübersicht aufgenommen und im Protokoll hervorgehoben.

→ Erfahren Sie mehr über die automatische Zusammenfassung
→ Entscheidungen und Aktionen erstellen und auswerten

Akademischer Rat :

  • Das RIDA-Format wird selbst für einfache Notizen empfohlen. Es strukturiert das Treffen und erleichtert die Nachbereitung.

  • Priorisieren Sie die Maßnahmen, die wirklich Auswirkungen haben, und überprüfen Sie die Entscheidungen vor der Genehmigung.

2. Verwaltung nach der Synthese

  • Schließen Sie das Fenster, indem Sie auf „Einfügen“ klicken .

  • Das Protokoll wird automatisch angezeigt, so dass Sie :

    • Bearbeiten oder ergänzen Sie den Text.

    • Anpassung von Aktionen und Entscheidungen direkt aus dem Protokoll heraus.

Gute Praktiken :

  • Lesen Sie jede Aktion durch, um die Verantwortlichen und die Fälligkeit zu überprüfen.

  • Nutzen Sie die Zusammenfassung, um die Qualität des Treffens zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten für die nächste Sitzung zu identifizieren.

Nach dem Treffen: Lenkung und Kontinuität

  • Verfolgen Sie Aktionen im Aktionsplan und integrieren Sie sie in Perfony-Ordner, um die Verfolgung zu zentralisieren und Erinnerungen zu automatisieren.

  • Historie und Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen, um die operative Nachverfolgung zu gewährleisten.

Bewährte Praktiken für die Animation mit KI

  • Wählen Sie das Format der Zusammenfassung entsprechend der Art und dem Zweck des Treffens.

  • Überprüfen Sie die Zuweisung von Aktionen und Entscheidungen vor der Validierung.

  • Nutzen Sie die Zusammenfassung, um die Teilnehmer zur Verantwortung zu ziehen.

  • Nutzen Sie die Importfunktionen (VTT, MP4), um aus vergangenen Treffen Kapital zu schlagen.

 

Zusammenfassung

Perfony deckt den gesamten Zyklus eines Meetings ab:

  1. Automatische Transkription in Echtzeit oder aus importierten Dateien.

  2. Automatische Zusammenfassung mit verschiedenen Formaten (RIDA empfohlen).

  3. Erstellung und Nachverfolgung von Aktionen und Entscheidungen im Protokoll und im Aktionsplan.

  4. Auswertung nach dem Treffen zur Steuerung, Nachvollziehbarkeit und kontinuierlichen Verbesserung.

 

Kategorie: Meetings & KI
Unterkategorie: Moderation von Meetings
Tags: KI, Transkription, automatische Zusammenfassung, Aktionen, Entscheidungen, Aktionsplan, Produktivität, Organisation

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