Piano d’azione: di cosa stiamo parlando?

Che cos’è un piano d’azione? Definizione e buone pratiche

Nella moderna gestione aziendale, un piano d’azione svolge un ruolo essenziale nella strutturazione e nella guida degli sforzi necessari per gli sforzi necessari per raggiungere obiettivi specifici. Sia per i team di progetto, dipartimenti o manager, un piano d’azione funge da tabella di marcia, descrivendo i compiti da svolgere, le responsabilità assegnate e le scadenze da rispettare.

Definizione accademica del piano d’azione :

Un piano d’azione è un documento o un insieme di linee guida che specifica i passi concreti da seguire per raggiungere un determinato obiettivo. passi concreti da compiere per raggiungere un determinato obiettivo. Ogni compito di un piano d’azione è solitamente assegnato a una persona o a un team specifico, con scadenze e risorse assegnate per garantire il successo. Comprende diversi elementi essenziali:

• Obiettivi chiari e misurabili: fissare obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e basati sul tempo).
• Responsabilità assegnate: identificazione delle persone o dei team responsabili di ciascun compito.
• Calendario preciso: Scadenza per il completamento dei compiti, con tappe intermedie per monitorare i progressi.
• Risorse necessarie: budget, strumenti o competenze necessarie per raggiungere l’obiettivo.
• Indicatori di successo: metodi per misurare se gli obiettivi sono stati raggiunti.

L’importanza della cultura del piano d’azione in un’organizzazione

Adottare una cultura di pianificazione delle azioni all’interno di un’organizzazione non significa semplicemente significa semplicemente creare elenchi di cose da fare. Si tratta di una mentalità collettiva in cui ogni membro del team capisce l’importanza di strutturare i propri sforzi per ottenere risultati misurabili. Questa cultura incoraggia:

• Rigore e chiarezza: tutti sanno cosa devono fare e quando.
• Responsabilità individuale e collettiva: ogni azione viene assegnata e monitorata regolarmente.
• Miglioramento continuo: Attraverso un’ analisi regolare, è possibile adattare le azioni in base ai risultati ottenuti.

Un’organizzazione che integra questa cultura nei suoi processi ottimizza l’efficienza e riduce gli errori e le perdite di tempo. efficienza e riduce gli errori e le perdite di tempo.

Complementarietà con la gestione dei progetti

Un piano d’azione può sembrare simile a un progetto, ma è importante capire che i due concetti sono complementari. La gestione dei progetti comprende generalmente iniziative più complesse, spesso interfunzionali, che richiedono un approccio metodico con fasi quali la pianificazione, l’esecuzione, la gestione dei rischi e la chiusura, esecuzione, gestione del rischio e chiusura. D’altra parte, un piano d’azione può essere integrato in questo progetto di gestione per suddividere compiti specifici, ad esempio, per gestire una fase o un sottoinsieme del progetto.

Ecco un esempio: Se state gestendo un progetto per introdurre un nuovo strumento di gestione all’interno della vostra azienda, il piano d’azione può concentrarsi su una parte specifica del progetto, come la formazione del team o la migrazione dei dati.

La cultura del piano d’azione rafforza quindi la gestione dei progetti. Fornisce una visione pragmatica e facilita l ‘attuazione di compiti specifici, che è particolarmente cruciale per garantire che i risultati attesi siano consegnati, puntuali e con le risorse assegnate.

Le migliori pratiche per la stesura di un piano d’azione efficace

Stabilire le priorità: non tutti i compiti sono uguali. Utilizzate metodi come la matrice di Eisenhower per distinguere tra compiti urgenti e importanti.

Utilizzare strumenti collaborativi: Per garantire un monitoraggio ottimale, è essenziale utilizzare strumenti adeguati come Perfony, che centralizza le informazioni, automatizza il monitoraggio e offre ai team una maggiore autonomia.

Adattare il piano in base ai risultati: un piano d’azione non è fisso nella pietra. Deve evolversi in base ai risultati osservati, vincoli imprevisti e nuove opportunità.

Comunicare regolarmente: Mantenere un dialogo aperto con i team per valutare lo stato di avanzamento delle azioni è fondamentale per adeguare il piano in tempo reale ed evitare ritardi.

Il piano d’azione: un pilastro di un sistema di gestione integrato (SGI)

I sistemi di gestione integrata (SGI) consentono di conciliare diversi aspetti strategici dell’azienda, come la qualità, la sicurezza, l’ambiente e la gestione del rischio. Un piano d’azione strutturato è fondamentale per questo tipo di approccio integrato , in quanto garantisce che il coordinamento e l’esecuzione dei vari requisiti e obiettivi in tutta l’ organizzazione.

Come si inserisce il piano d’azione in uno SMI?

• Trasversalità : Un piano d’azione collega diverse funzioni aziendali (operazioni, risorse umane, finanza, ecc.) intorno a obiettivi comuni. Diventa il punto focale in cui ogni dipartimento può tracciare il proprio contributo specifico a obiettivi più ampi (ad esempio, il raggiungimento della certificazione ISO 9001).
• Gestione del rischio: Un piano d’azione aiuta a identificare, anticipare e gestire i potenziali rischi per la qualità, la sicurezza o l’ ambiente. Aiuta a prevenire i rischiassegnando compiti specifici per affrontare questi aspetti prima che diventino critici.
• Miglioramento continuo: Il piano d’azione è essenziale per l’ attuazione dei piani PDCA (Plan-Do-Check-Act) e consente all ‘azienda di compiere continui progressi migliorando i propri processi. Incoraggia il feedback costante e gli aggiustamenti in base ai risultati ottenuti.
• Armonizzazione delle pratiche: In un SGI, ogni azione deve essere coerente con le politiche generali dell’organizzazione. Un pianod’azione ben progettato garantisce la coerenza tra tra i vari requisiti normativi e interni (sicurezza, qualità), con chiare responsabilità assegnate a ciascun livello.

Esempio: Un’azienda che desidera ottenere la certificazione ambientale (ISO 14001) può utilizzare un piano d’azione per strutturare le misure da adottare in diversi ambiti (riduzione delle emissioni, riduzione delle emissioni, riduzione delle emissioni, ecc. per strutturare le misure da adottare nelle diverse aree (riduzione delle emissioni, gestione dei rifiuti, ecc.). Questo piano d’azione costituisce una parte diretta del suo SMI globale, che è collegato a sicurezza (ISO 45001) e qualità (ISO 9001), garantire il coordinamento tra questi diversi aspetti.

Perché un piano d’azione è essenziale in uno SMI?

• Chiarisce i ruoli e le responsabilità.
• Monitora i progressi e reagisce rapidamente a eventuali deviazioni.
• Garantisce l’armonizzazione delle pratiche in tutta l’ azienda , riducendo i silos organizzativi.

Il piano d’azione: una parte essenziale del ciclo PDCA

Il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), noto anche come ruota di Deming, è un metodo iterativo di miglioramento continuo utilizzato nella gestione della qualità, ma anche in molte altre aree della gestione aziendale. Il cuore di questo processo è il piano d’azione, che svolge un ruolo cruciale in ogni fase del ciclo.

Il ciclo PDCA e il ruolo centrale del piano d’azione :

Piano: In questa fase iniziale, l’organizzazione identifica un problema, definisce gli obiettivi e sviluppa piani d’azione per raggiungerli. È qui che prende forma il piano d’azione, con la definizione diobiettivi chiari, le azioni da intraprendere, le responsabilità assegnate , i tempi e le risorse necessarie. Un solido piano d’azione è essenziale per gettare le basi dell’intero processo di miglioramento continuo.

Esempio: un’azienda identifica la necessità di migliorare la gestione delle scorte. Il piano d’azione iniziale comprenderà compiti quali l’ analisi dei processi attuali, formazione dei team e l’implementazione di nuovi metodi di gestione.

Eseguire: in questa fase si esegue il piano d’azione. I compiti pianificati vengono attuati secondo le fasi definite. Il monitoraggio dei progressi e la comunicazione del rispetto delle scadenze sono parte integrante di questa fase. sono parte integrante di questa fase.

Esempio: L’azienda inizia ad attuare cambiamenti nella gestione delle scorte seguendo il piano d’azione. Ciò può includere l’ aggiornamento del software di tracciamento o l’ adozione di nuove procedure.

Verifica: una volta attuate le azioni, è fondamentale valutare i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi iniziali. In questo caso, il piano d’azione serve come parametro di riferimento per misurare le prestazioni, analizzando i divari tra i risultati attesi e quelli effettivi. Questa fase comporta spesso un adeguamento del piano sulla base delle conclusioni tratte.

Esempio: Dopo un periodo di utilizzo dei nuovi strumenti di gestione delle scorte, l’azienda misura se le scorte sono meglio ottimizzate e se i tempi di consegna sono rispettati.

Atto: A seconda della valutazione effettuata, azioni correttive o preventive possono essere intraprese per per migliorare ulteriormente i processi. In questa fase, è possibile elaborare un nuovo piano d’azione per incorporare le lezioni apprese e avviare un nuovo ciclo PDCA, in un’ottica di miglioramento continuo

Esempio: Se i risultati sono positivi, l’azienda può decidere di standardizzare i nuovi processi in tutta l’ organizzazione. Se i problemi rimangono, un nuovo piano d’azione correttivo per risolvere le carenze individuate.

Perché il piano d’azione è essenziale nel ciclo PDCA?

Il ciclo PDCA si basa sulla capacità di pianificare, eseguire, controllare e regolare continuamente le azioni. Il piano d’azione è lo strumento concreto che struttura ciascuna di queste fasi. Fornisce un quadro di riferimento per definire con precisione le azioni da intraprendere, dando la possibilità ai team, monitorare i progressi e apportare modifiche in base ai risultati.

Ecco alcuni motivi per cui il piano d’azione è il cuore del PDCA:

• Struttura la fase di pianificazione, assicurando che gli obiettivi e le azioni siano chiaramente definiti.
• Serve come riferimento per l’ esecuzione e la valutazione durante le fasi “Do” e “Check”.
• Facilita la revisione e l’adeguamento durante la fase”Act”, consentendo un ciclo di miglioramento continuo senza perdita di informazioni o di monitoraggio.

Perché adottare Perfony per i vostri piani d’azione?

Perfony è stato progettato per facilitare la creazione, il monitoraggio e la gestione dei piani d’azione. Integrando Perfony nella vostra organizzazione, avrete accesso a uno strumento semplice ed efficace per:

• Monitorare l’avanzamento delle azioni in tempo reale,
• Automatizzate i promemoria e le notifiche per evitare dimenticanze,
• Gestione centralizzata di priorità e scadenze,
• Collaborare in tempo reale con i team remoti.

Adottando un approccio strutturato e collaborativo con Perfony, potete garantire un’ esecuzione ottimale dei vostri piani d’azione, con una gestione fluida delle risorse e delle scadenze, rafforzando al contempo la cultura della responsabilità all’interno dei vostri team.

Che ne dite di mettere in pratica la teoria? Provate Perfony, è gratuito. L’unico rischio è che non potrete più farne a meno!

Per saperne di più :

• L’importanza dei piani d’azione
• Come si redige un piano d’azione? La migliore pratica
• Perché redigere un piano d’azione? I segreti dell’efficacia
• Eisenhower: un generale per aiutarvi a gestire le vostre priorità.
• Piano d’azione: perché non cominciare dall’inizio?
• Un piano d’azione? Ma cos’è un piano d’azione?