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Si vous avez toujours voulu savoir comment faire un compte rendu de réunion…

Comment faire un compte rendu de réunion ?

Si vous avez déjà lu quelques articles sur le thème des bonnes pratiques pour des réunions efficaces avant d’arriver sur cette page, vous avez certainement constaté que la rédaction d’un compte rendu de réunion revient régulièrement dans le top 3 des choses à faire. Bien évidemment, on ne va pas vous dire le contraire, mais si on ne vous donne pas la méthode pour faire un compte rendu de réunion efficace, ces conseils ne servent à rien !

Alors oui, le compte rendu de réunion est indispensable dans la vie d’une entreprises car il est la mémoire de ce qui s’est passé pendant une réunion mais aussi sur son contexte, et nous vous proposons d’aborder ce sujet de manière pratique et pédagogique.

Comment définir un compte rendu de réunion ?

Comment se présente un compte rendu de réunion ? Quelle est son objectif ? Quelle forme doit-il prendre ? Les comptes rendus de réunion sont généralement la formalisation des notes (aussi appelée « Minutes »),qui sont prises lors d’une réunion qu’elle soit de direction, de pilotage, de projet etc…. Ils résument les principaux sujets qui ont été discutés, les diverses propositions ou amendements proposés, les décisions arrêtées et les actions à entreprendre.

Un membre désigné du conseil d’administration ou du comité directeur rédige habituellement le procès-verbal d’une telle réunion exécutive. Il existe différents types de procès-verbaux de réunion, y compris le résumé exécutif, la vue d’ensemble du comité, le rapport de synthèse, la recommandation et d’autres formalités. Le rédacteur, appelé aussi secrétaire de séance, a pour rôle, de prendre des notes en réunion et rédiger le compte rendu où il fera ressortir dans un plan correspondant à l’ordre du jour quelles sont les décisions qui ont été prises lors de ces réunions et les actions à mettre en œuvre pour les réaliser.

Le compte rendu de réunion, quelle utilité ?

Quel est le but d’un compte rendu de réunion ? L’objet du compte rendu est de permettre aux lecteurs de garder en mémoire les informations échangées durant celle-ci, présentées dans une forme simple, mais aussi aux membres de l’entreprise absents de la réunion d’avoir une synthèse leur permettant de connaître les impacts sur leur activités. Les procès-verbaux des réunions du comité exécutif sont devenus très importants dans le monde des affaires d’aujourd’hui. Quelle que soit la qualité de la planification, il y aura toujours des problèmes à traiter. Parfois, ces problèmes peuvent être mineurs et peuvent être facilement résolus, mais parfois, le mal est déjà fait. Ces mésaventures peuvent entraîner des conséquences coûteuses pour l’entreprise. Il est donc très important que les dirigeants et autres responsables prennent la main et notent toutes les informations importantes et critiques qui concernent l’entreprise. Le compte rendu est un document d’une grande utilité. Il sert à la fois d’outil de communication, d’aide-mémoire et de preuve en cas de désaccord entre collaborateurs.

L’art de la rédaction du compte rendu de réunion

Le concept de rédaction de compte rendu de réunions n’est pas aussi complexe qu’on pourrait l’imaginer. Un grand nombre de logiciels ont été conçus spécialement pour aider les gens à mieux collaborer tout en utilisant la communication en temps réel. Un outil permettant à ses utilisateurs d’écrire, de modifier, de mettre à jour, de supprimer, de rechercher, ainsi que de collaborer lorsqu’il s’agit de créer et de gérer des fichiers de projet. Pour être efficace, une entreprise doit utiliser tous ces outils et être capable de collaborer avec d’autres en utilisant la technologie en temps réel. Grâce à ces outils, le compte rendu de réunion peut donc être rédiger directement durant la réunion avec simplement une action de relecture et de validation avant d’être partagé. Rédiger un bon compte rendu de réunion nécessite de respecter des étapes et doit prendre en compte le contexte ainsi que toutes les décisions prises par le conseil, revient à aider les collaborateurs lors de la lecture du compte rendu.

Un outil pour faire de bon

compte rendu de réunion ?

Les différents types de réunions

Il existe différents types de réunions qui comprennent les webinaires, les téléconférences, les réunions en personne, les réunions en face à face, les vidéoconférences, les conférences et les événements en direct. Pour les entreprises qui visent à atteindre le plus grand nombre d’individus possible, il est logique de créer des réunions en ligne. Cela permet à l’entreprise d’atteindre son public cible et de fidéliser ses contacts. Le thème de chaque réunion varie selon les objectifs de la réunion et les personnes invitées pourront varier suivant les compétences recherchées dans les sujets de l’ordre du jour.

Les étapes de rédaction du compte rendu

Comment rédiger un bon compte rendu de réunion ? Le rédacteur doit être conscient de ce dont on parle, des décisions prises par l’instance de décisions, tout cela en respectant les étapes de rédactions. La première chose à faire est de donner un titre à ce document, qui rappellera ainsi le nom, la date, et parfois l’objet en cas de sujet unique. Pour un compte rendu bien construit, il est recommandé de s’appuyer sur le plan de l’ordre du jour. À ce stade, il serait utile que la personne à la tête de la réunion demande aux participants de lui faire part de leurs réactions. Les personnes qui assistent à la réunion doivent avoir la possibilité de rédiger leurs notes une fois la discussion terminée. En effet, chacun aura des opinions et des réflexions différentes sur certaines questions. Il est donc intéressant de noter qui a fourni un retour d’information afin que le véritable objectif de la discussion puisse être atteint.

 

Une fois que tout le monde a écrit ses notes, l’étape suivante consiste à les faire passer par la chaîne de commandement. Cela permet de s’assurer que rien n’est oublié. La chaîne de commandement permettra de s’assurer qu’il n’y a pas d’ordre du jour caché qui n’a pas été mis en évidence pendant la réunion. Une fois ces étapes terminées, une version finale du procès-verbal de la réunion peut être distribuée à tous les membres et transmise à la direction pour approbation. Vous veillerez à identifier le moyen de diffusion le plus adapté : email, site intranet, plateforme collaborative, ou réseau social d’entreprise, pour que tous les participants puissent accéder facilement à ce document pour préparer les prochaines réunions de travail.

Qui rédige le compte rendu ?

Le travail de rédaction va être attribuer à un secrétaire de séance désigné généralement par l’organisateur de la réunion. Il pourra être un participant ou une personne extérieure présente uniquement dans ce but, sans qu’elle puisse prendre part aux débats. Ce secrétaire de séance devra rédiger les comptes rendus de réunion selon un format spécifique reconnu par toutes les personnes présentes à la réunion. Ces formats sont connus sous le nom de points, sujets, notes, listes de points, etc. Véritable mémoire de cette assemblée, ce compte rendu de réunion devra répondre à ces exigences.

La meilleure façon d’apprendre à rédiger un compte rendu de réunion est de passer un peu de temps avec une équipe qui a participé à la création de comptes rendus de réunion pendant un certain temps. Vous constaterez qu’ils sont généralement assez à l’aise avec l’utilisation de ces formats. Toutefois, si vous avez du temps libre, vous pouvez également rédiger vos propres notes. L’étape suivante consistera à transformer ces notes écrites en résultats concrets, tangibles et exploitables. Il est conseillé, pour le secrétaire de séance, de les compiler en points qui peuvent être discutés lors de la conférence sur les comptes rendus de réunion. Une équipe bien organisée aura plus de chances de trouver de bonnes idées et des solutions aux problèmes urgents. Une fois que les idées ont été réduites à quelques questions clés, il est temps de passer à la discussion de ces questions en détail.