Tout ce que vous devez savoir sur la gestion de projet
L’exécution d’un projet nécessite une excellente planification et une gouvernance optimale pour atteindre ses objectifs. Les méthodologies, logiciels et outils de gestion optimisent la réussite du projet et garantissent une productivité durable.
Gestion de projet : définition et enjeux
Une définition de la gestion de projet permet de mieux appréhender cette notion. Elle englobe l’importance de la gouvernance de projets, du début à la fin, dans un délai imparti.
Le projet vise un objectif précis : il est divisé en plusieurs tâches et doit respecter certaines exigences. Des notions de durée, répartition des tâches entre les acteurs et gestion des ressources sont définies. Des logiciels de gestion et une gouvernance efficace des actions permettent d’optimiser l’organisation du projet. Il convient de découper les tâches et jalons en sous-parties.
Les enjeux du respect des délais et de la gestion des priorités impactent l’évolution du projet. Une bonne gestion de projets comporte divers bénéfices : répondre aux attentes des acteurs, maintenir une ligne de conduite selon des objectifs spécifiques, optimiser la gestion des ressources, assurer un contrôle de qualité, etc.
Les principales méthodologies de gestion de projet à connaître
Une méthodologie de gestion de projet intègre différents outils de gestion : diagramme de Gantt, PERT et CPM, méthode du chemin critique.
Le diagramme de Gantt
Simple, le diagramme de Gantt comporte deux axes : les activités et tâches à réaliser et le temps (date de début et de fin, durée). Le calendrier inclut différentes phases du projet, offrant une vision détaillée des étapes de réalisation.
Les outils de gestion PERT et CPM
Les outils de planification PERT et CPM regroupent les opérations sur un graphique. Les organisations des opérations sont coordonnées selon les exigences technologiques. Ces systèmes permettent de repérer la quantité de travail, la collecte du matériel, le financement, déterminer le statut du projet selon la date d’échéance et repérer les activités critiques. La méthode PERT convient aux projets de recherches soulevant des problèmes d’estimation du temps de travail, sans complexité de calcul des coûts temporels. La méthode CPM est utile lorsque la durée et les coûts s’estiment facilement.
La méthode du chemin critique
Ce procédé est pratique pour les projets complexes. Il permet de déterminer les activités critiques à échéance impérative. Cette technique sert à réduire le temps de travail estimé par tâches, en intégrant des tampons temporels aux endroits stratégiques. Ceux-ci diversifient les missions pour obtenir un gain de temps et améliorer la productivité.
Un outil pour améliorer la gestion de projet ?
La gestion de projet agile : qu’est-ce que c’est ?
La gestion de projet agile est une méthode utile au développement de logiciels, à la gestion de portefeuille ou la gouvernance d’entreprise. Cette approche découpe un projet en sous-projets jusqu’à l’obtention du résultat escompté. Les méthodologies connues sont kanban et scrum.
La solution kanban permet de visualiser clairement le projet (tableaux, post-its). La méthodologie scrum est progressive et collaborative. Elle s’appuie sur la transparence du suivi, la communication, le contrôle régulier pour identifier les écarts entre les objectifs et les tâches effectuées, ainsi que le réajustement continu.
7 étapes pour une gestion de projet efficace
La gestion de projet par étapes vise la réussite du projet, de sa planification à sa conception. Voici 7 étapes essentielles à la gouvernance du projet :
1. La planification
Cette phase consiste à définir clairement les objectifs et évaluer les risques potentiels avec toutes les parties prenantes. Le choix d’une méthodologie permet de constituer un plan de travail offrant une vision globale des enjeux : tâches, développement, délais, coûts.
2. La répartition des tâches
Chaque acteur du projet a un rôle précis. Les tâches sont attribuées selon les compétences des collaborateurs. Celles-ci englobent différentes fonctions : coordination, gouvernance, communication, relations externes, budget, production des livrables, etc.
3. L’élaboration du cahier des charges
Le cahier des charges est un document de référence utilisé durant tout le cycle de vie du projet. Il répertorie les besoins, les problématiques, l’objectif principal, le périmètre, les dates, les délais et le budget. Cet outil sert à planifier les tâches pour obtenir des produits livrables.
4. La définition des produits livrables
Les produits livrables correspondent aux supports utilisés pour mener à bien le projet. Cela intègre divers documents : étude de faisabilité, planning, cahier des charges, logiciels ou documentation technique. Afin d’assurer le bon développement du projet et la communication entre les acteurs, il convient de marquer la réalisation d’une tâche importante par la production d’un livrable.
5. L’évaluation des coûts
L’établissement d’un budget prévisionnel intègre différents coûts : matériel, ressources humaines, logiciels, outils de gestion et déplacements. Le budget prévisionnel doit constamment être ajusté au budget réel afin d’avoir une vision continue de la santé financière de l’entreprise.
6. La réalisation
Cette étape englobe diverses actions : coordonner les parties prenantes, actualiser les indicateurs de performance, produire les livrables intermédiaires, effectuer le suivi du tableau de bord et transmettre le livrable final en interne et en externe.
7. La clôture
L’établissement du bilan final permet de tirer des conclusions des expériences vécues. Cela permet d’évaluer l’atteinte des objectifs, la gestion des risques, le respect du budget, l’utilisation des ressources et la satisfaction du client.
Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt pour votre gestion de projet ?
L’outil de gestion de projet Gantt permet de planifier et d’organiser les tâches, il offre une bonne vision de l’évolution du projet tout au long de son développement. La méthodologie de gestion de projet Gantt permet d’optimiser l’efficacité des opérations. Celle-ci englobe la visualisation de l’interdépendance des tâches, la création de jalons au moment opportun, la validation des tâches et le pilotage global du projet.
Pourquoi investir dans un outil de gestion de projet ?
Un outil de gestion de projet, comme le diagramme de Gantt, facilite le travail de tous les acteurs. Les logiciels de gestion offrent une vision de l’évolution des opérations en temps voulu. Les principaux bénéfices de l’outil de gestion sont la détection automatique des retards, le manque de productivité des employés, l’assistance en gestion des priorités, le contrôle des coûts et la génération de rapports sur les indicateurs de performance.
Les 5 meilleurs logiciels de gestion de projet + un
Voici un aperçu des 5 meilleurs logiciels de gestion de projet qui complètent le diagramme de Gantt :
- MS Project est un outil de gestion de projets qui permet d’élaborer des plans de projet à l’aide de tableaux, filtres, vues, calendriers et base de données.
- Wrike est un outil basé sur le cloud. Il possède diverses fonctionnalités de création, planification, collaboration et analyse.
- Basecamp est connu pour faciliter l’organisation des projets avec les collaborateurs et les clients. Il permet de créer des To-Do lists, partager des fichiers et suivre l’évolution du projet.
- Sciforma est un outil PPM rapide et évolutif, basé dans le cloud. Il répond aux besoins stratégiques du PMO. Ces principales fonctions sont : la gestion des ressources, du budget, des coûts et des risques, ainsi que l’automatisation des tâches.
- Planisware est un outil qui convient bien pour gérer les portefeuilles de projets et de produits. Il offre une bonne visibilité sur les objectifs et contraintes.
Enfin, Perfony est un éditeur français, né de la rencontre du monde du conseil en management et de l’informatique, qui s’est donné l’ambitieux projet de mettre les principes de l’excellence opérationnelle à portée de tous.
Pour cela, il propose un outil simple qui améliore l’efficacité du travail en équipe.
Perfony, c’est la solution qui vous accompagne vers l’excellence opérationnelle.
- suivi des plans d’action,
- traçabilité des décisions,
- production des comptes rendus de réunion,
- respect des exigences qualité…
Pour conclure, une bonne gestion de projets nécessite une équipe impliquée, des objectifs clairs, une méthodologie efficace et des logiciels performants. Ce sont les ingrédients de réussite d’un projet productif et durable.