Télétravail : quand l’exception devient la norme !

Fin d’une première semaine de travail en mode « confinement » et début d’une nouvelle. Extension forcée du « home office » ou en « remote » ou « en télétravail »… j’ai tout entendu en fait.

Pour beaucoup d’entre nous, nous avions déjà pu expérimenter ce mode. Chez Perfony par exemple, on peut « télétravailler » jusqu’à 2 jours par semaine. On avait aussi expérimenté cette organisation totalement à distance à l’occasion des grèves liées à la réforme des retraites.

Mais cette fois ci tout change. Travailler de chez soi un ou deux jours par semaine ou pendant une durée assez courte est assez confortable -voire plutôt sympa- et ne nécessite pas une grande organisation. On peut gratter du temps sur le transport, on peut enfiler un vieux pantalon et rester habillé comme on veut.
Mais devoir être sur ce mode pendant plusieurs semaines n’est pas la même chose. On change de dimension !  On passe du mode télétravail volontaire et temporaire par exception, (quand la norme est d’être majoritairement au bureau), à une obligation permanente de travailler à distance.

C’est bien que l’exception est devenue la règle.

Et ça peut durer longtemps. Donc il faut s’adapter. Il faut se donner les moyens de réussir ce changement et pour cela agir d’abord sur ce qui nous touche au premier plan, puis agir pour maintenir notre activité sociale professionnelle.

Se donner à soi-même les conditions pour un télétravail efficace

Alors, voici ce que j’ai mis en place. Je ne dis pas que c’est la panacée, mais ça me permet de trouver un équilibre qui personnellement et collectivement semble bien fonctionner. Je suis d’ailleurs preneur d’autres avis, parce que je pense qu’au fil des semaines on va aller vers un type d’organisation qu’on ne connait peut-être pas encore. Il faut essayer. Je précise aussi que j’ai la chance d’avoir des enfants grands et autonomes et que je n’ai pas la contrainte ni de les occuper ni de leur faire la classe.

Mettre en place un rythme propice au travail

Tout d’abord on donne un cadre et un rythme. Le télétravail, c’est le travail. On est donc au boulot, et si la nature même du boulot est un peu spéciale eu égard aux circonstances de la crise, je commence tout de même à bosser à 9h00 (quand on a aucun temps de transport, ça n’implique pas de réveil trop matinal), je m’arrête entre 12h30 et 13h30 pour une pause déjeuner et je termine ma journée à 19h. Donc un réveil tous les jours de la semaine comme en temps normal.

Aménager un espace dédié au travail

J’ai un coin pour bosser, j’ai pu trouver un endroit pour m’isoler, un bon wifi, au calme pour les appels, un chargeur, une table et une imprimante. C’est plus facile pour se connecter et se déconnecter du mode « boulot » et ça permet aussi de ne pas être dérangé quand on est plusieurs à la maison ou à l’appartement.

Prendre des pauses

Je fais des pauses, plus qu’au bureau. En fait en télétravail on est plus productif parce que qu’on arrive à se plonger plus facilement dans ce qu’on a à faire sans être dérangé par l’ambiance et le bruit de fond du collectif. Donc au moins 2 pauses le matin et l’après-midi.

Et quand je dis pause, ce n’est pas forcément pour rester sur l’ordinateur à faire autre chose, je sors de mon coin bureau, je vais voir la maisonnée pour voir si tout le monde va bien, je me fais un café ou un thé selon l’heure. J’ai la chance d’avoir un petit bout de jardin et j’y fonce pour essayer de capter quelques rayons de soleil.

Redécouvrir que l’homme est un animal social

Ça permet d’avoir un rythme, et ce rythme doit aussi être collectif. Parce qu’au final, ce bruit de fond collectif du bureau nous manque. Quand on y est on râle parce qu’on a l’impression d’être constamment dérangé mais au fond le lien social avec les collègues, c’est ce qui manque le plus au bout de quelques jours.

Échanger, juste pour le plaisir… mais à distance

La dimension sociale de la machine à café pour s’échanger les blagues, les derniers potins et pouvoir s’entretenir avec une personne en particulier doit pouvoir persister d’une manière ou d’une autre. On a mis en place un groupe whatsapp avec tout le monde sur lequel il n’y a pas de hiérarchie ni de limite, elles sont fixées par notre éducation et les méta-règles de notre organisation. Ça permet de se lancer des challenges comme celle de la photo avec la meilleure vue du bureau par exemple. Ça permet aussi d’échanger des blagues et autres infos virales qui trainent, rire et garder le sens de l’humour est important. Et puis l’appel téléphonique a toujours du bon mais aussi la visio, que ce soit en groupe ou individuellement. Nous utilisons Teams de Microsoft dès qu’on veut se parler.

Rassurer pour maintenir le collectif

Garder le collectif uni est un enjeu majeur de cette période, d’autant plus compliqué sans doute que cette crise sanitaire sera aussi économique et certaines organisations vont voir leurs équipes s’éclater sur l’autel du manque de moyens malgré les mesures que le gouvernement annonce.

Être particulièrement vigilant sur les tensions

Par ailleurs les conflits ou les tensions entre collègues sont inévitables mais en ce moment si on s’engueule à distance, on ne va pas pouvoir se réconcilier autour d’une bière en sortant du bureau. Il y a risque d’accumulation de tensions. Il faut faire attention et crever les abcès voir mieux éviter de les créer pour des broutilles si on peut. D’autant qu’entre la crise, la garde des enfants et le risque sanitaire, les nerfs sont vite à fleur de peau.

Mettre en place un vrai pilotage de la crise

Chez nous on le fait grâce à 3 outils : WhatsApp, Teams et Perfony

Mais tout ou partie du collectif doit avancer, de façon encore plus unie et resserrée pour faire face à cette situation inédite. Plus unie et resserrée mais à distance ! Pas facile. Plus que jamais il faut se faire confiance. Nous avons mis en place un « morning meeting » de 15 minutes qui permet de démarrer tous ensemble, via Teams ou par téléphone, et dont le but est de faire un tour des actions clés de la journée. Nous utilisons Perfony avec les dossiers habituels mais aussi un dossier créé pour l’occasion « covid-19 » pour toutes les décisions et les actions induites par cette situation.

Faire confiance, être professionnel et compréhensif

On a donc la liste des objectifs, livrables et autres choses à faire pour la journée, après chacun est assez grand pour s’organiser en fonction de ses contraintes du moment. Les décisions et objectifs on les prend ensemble. Si un de nous a un problème ou un coup de mou, on est plus souple et on l’accepte. Le tout est de s’en parler et d’assouplir certaines règles parce qu’en vérité, on vit un truc qui va les changer ses règles, j’essaye en permanence d’être plus compréhensif qu’avant.

Et puis deux après-midis par semaine je m’octroie une pause plus longue en fin de journée pour faire un peu de sport. Si l’activité doit se réduire encore plus faute de combattants dans les prochaines semaines, je garderai le rythme, mais à mi-temps. D’ici là …

En savoir plus sur notre organisation
du travail à distance ?