Retour d’expérience : avec Perfony on a diminué le nombre d’email par 100 !2018-10-01T14:07:56+00:00

On a diminué le nombre de mails par 100 !

Marc Bourion, Assistant de Gestion - Délégation Gestion Pilotage

Le client : GRDF

Principal gestionnaire du réseau de distribution en France, GRDF achemine chaque jour le gaz naturel à plus de 11 millions de clients. GRDF conçoit, exploite et entretien le plus grand réseau de distribution d’Europe (198 886 km) et le développe dans plus de 9 500 communes, en garantissant la sécurité des personnes et des biens et la qualité de la distribution.

Perfony a été déployé à la Direction Client du Territoire Ile de France, et particulièrement à la Délégation Gestion Pilotage. Marc Bourion y pilote le service des achats tertiaire (commande de séminaires, adhésion à différentes organisations ou associations, partenariat) et doit assurer la gestion de près de 4 millions d’euros de commandes.

Quels sont les défis d’un service achat ?

La solution mise en oeuvre avec Perfony pour GRDF

Perfony a été mis en place début 2016. Notre recherche portait sur un outil fiable qui pourrait nous permettre de tracer l’avancement des processus d’achat et ainsi éviter les tensions avec les délégations donneuses d’ordres.

On a vraiment réussi à intégrer l’utilisation de Perfony au processus et à présent, chaque demande d’achat est créée dans Perfony dans le dossier correspondant à chacune des Délégations. Le numéro unique d’identification généré par Perfony doit figurer sur la « fiche d’expression de besoins » émise par une Délégation demandeuse. Ce numéro est également exigé sur les bons de commande, comme ça en cas de difficulté, même les fournisseurs peuvent nous le communiquer et on peut facilement retrouver de quoi il s’agit.

Pour le suivi, nous partageons des règles de gestion communes. Par exemple, une action à 20% c’est une demande d’achat vu mais pas encore traitée, au-delà de 50% c’est que le traitement est en cours etc… à 80% ce sont les demandes d’achat traitées qui attendent la validation du contrôleur dans le système de gestion.
Désormais, une demande de paiement n’est prise en compte que lorsque la Délégation l’a formulée en commentaire de l’action dans Perfony.

Dans la rubrique des bonnes pratiques, on partage aussi une nomenclature commune pour nommer les actions « nom du fournisseur / nom de l’événement / montant ». Ça permet d’être extrêmement efficace et on sait où on en est, parfois sans même avoir besoin d’ouvrir une action.

Enfin, on utilise les commentaires pour échanger sur l’état des commandes. Il n’y plus d’emails qui se perdent ou qui ne sont pas partis et donc aucune contestation ; c’est l’apaisement social. Pareil avec les pièces jointes, cette partie nous permet de regrouper tous les documents liés à un achat dans un seul endroit.

Les bénéfices de Perfony pour piloter les achats

  • C’est un outil très simple.
  • Le peu de temps que ça prend, c’est beaucoup de temps de gagner.
  • C’est un outil fiable, en cas de doute ou de désaccord, on regarde ce qui est dit dans Perfony. C’est notre référence.
  • Sur les indicateurs de règlements, on sait maintenant pourquoi les choses avancent ou pas.
  • Perfony est un outil de communication. On a diminué le nombre de mail par 100.
  • Aujourd’hui, après une période de mise en place, tout le monde reconnaît que ça vaut le coup.