Utiliser le complément “Perfony pour Outlook”

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Une fois connecté comme nous l’avons vu dans la partie « Installer le complément Perfony pour Outlook », vous pouvez à tout moment ouvrir le panneau Perfony en cliquant sur l’icône dans le ruban de votre Outlook.

Ce complément vous propose 3 fonctionnalités principales qui sont présentées sous forme d’onglet en haut du panneau Perfony de votre Outlook :

  • Consulter votre plan d’action
  • Transformer un email en action Perfony
  • Participer à une discussion dans les commentaires de Perfony.

1/ Consulter votre plan d’action Perfony depuis Outlook

Premier des 3 onglets, il permet d’afficher votre plan d’action, c’est dire la liste des actions que vous avez à réaliser exclusivement et précise les échéances, les retards éventuels, les priorités, l’avancement et les de rattachement des actions.

En haut, un sélecteur vous permet de modifier le tri de vos actions suivant les paramètres suivants :

  • Nom de l’action
  • État d’avancement
  • Priorité
  • Date d’échéance
  • Nom du dossier de rattachement.

Depuis la version 2.19, il est également possible de mettre à jour vos actions directement dans le volet Perfony de votre Outlook !

2/ Transformez un email en action dans votre Perfony

 Deuxième onglet du panneau Perfony pour Outlook, il permet en un seul « clic », d’ajouter une nouvelle action Perfony depuis votre Outlook.

C’est une fonctionnalité très pratique lorsque vous recevez un message vous demandant de réaliser ou de faire réaliser telle ou telle action.

En cliquant sur l’onglet, un formulaire de création d’action pré-rempli apparaît. L’objet de mail est proposé comme libellé de l’action et le contenu du mail est ajouté aux informations complémentaires de l’action.

Vous avez la possibilité de modifier ces propositions d’une part, et d’ajouter d’autres informations d’autre part :

  • Une priorité
  • Une échéance
  • Un responsable
  • Un dossier de rattachement (par défaut, l’action sera ajoutée à votre Todo)

Cliquez sur « Créer » et c’est fait. Pour en être certain, revenez sur l’onglet « Mes actions » du panneau « Perfony pour Outlook », votre action y apparaît déjà (si vous en êtes bien le responsable).

3/ Participer à une discussion dans les commentaires de Perfony

Il est nécessaire de s’assurer d’un petit réglage pour pouvoir faire fonctionner cet onglet.

Rendez-vous sur espace Perfony (vous pouvez pour cela utiliser le lien en bas à droite du panneau « Perfony pour Outlook »), puis accédez au menu de vos préférences en cliquant sur votre avatar et choisissez « Notifications ».

Assurez-vous que les notifications emails à l’ajout de commentaires soient bien activées.

Maintenant que c’est vérifié, revenons au Panneau « Perfony » dans votre Outlook.

Le troisième onglet « Commentaire » est actif uniquement dans les emails vous alertant d’un nouveau commentaire vous concernant dans Perfony.

Cet onglet vous permettra de retrouver tout l’historique des échanges de commentaires concernant l’événement, l’action ou le dossier en question, et vous permettra d’y répondre sans avoir à quitter votre messagerie.