Comment animer un réseau multi-sites avec Perfony ?

Concessions auto ou moto, agences immobilières, franchises etc… la proximité géographique avec les clients implique souvent la mise en place d’une organisation décentralisée pour être au plus près du terrain.

Le management d’un réseau présente des contraintes communes quels que soient les secteurs d’activité et Perfony est une réponse pertinente pour simplifier la vie, aussi bien des interlocuteurs centraux, que des responsables et collaborateurs décentralisés.

Les processus complexes d’une organisation en réseau

Généralement, la stratégie d’un réseau, qu’elle soit marketing, commerciale, RH, qualité… est décidée par une instance centralisée qui, malgré la distance, doit s’assurer de sa mise en œuvre dans les différents sites.

Par exemple si un responsable de district gère 10 agences, que pour chaque agence il doit piloter 10 plans d’action et que chaque plan d’action compte 20 lignes, ce ne sont pas moins de 2 000 actions à suivre !

De la même manière un directeur d’agence recevra des plans d’action de la part des différentes directions du groupe. Si chaque direction envoie ne serait-ce que 3 ou 4 plans d’actions, on imagine facilement la complexité de suivre l’ensemble, difficulté aggravée par les différents formats que peuvent prendre les plans d’actions suivant les interlocuteurs, sans compter l’encombrement inutile des boites e-mails !

Les enjeux pour l’organisme central : professionnaliser les échanges

  • Diffuser la stratégie et sa déclinaison en plans d’action de manière homogène dans tout le réseau
  • Suivre malgré, la distance et le nombre de sites, la mise en œuvre des actions sans surcharge de travail
  • Éviter la duplication des taches sans plus-value
  • Communiquer et piloter de manière ordonnée et professionnelle

Les enjeux pour les sites : diminuer le flux de perturbation

  • Recevoir une information structurée malgré la diversité des sources possibles au sein de l’organisme central et avoir une vision globale sur ce qu’il y a à faire
  • Pouvoir redistribuer les actions aux équipes locales
  • S’assurer de la réalisation des actions
  • Remonter une information à jour à l’organisme central sans démultiplier le travail

Comment Perfony facilite le management d’une organisation en réseau

Perfony uniformise les pratiques de pilotage dans une organisation en réseau.

Dans un premier temps, Perfony harmonise les formats des plans d’action. Fini la démultiplication des flux et les formats hétéroclites, les fichiers Excel, les emails ou les logiciels plus ou moins folkloriques !

L’information est centralisée à un seul endroit et sa structuration est solide à tous les niveaux.

Perfony permet même de créer des modèles de compte-rendu sur-mesure pour s’assurer de l’homogénéité de l’information.

Perfony évite le travail répétitif

Par ailleurs, grâce à ses fonctionnalités avancées, Perfony permet de dupliquer les plans d’action pour chaque site. C’est un gain de temps considérable.

L’outil offre également la possibilité de créer des modèles de plan d’action utilisables ensuite autant de fois qu’on le souhaite, que ce soit pour le diffuser auprès de plusieurs sites, ou bien parce que ces projets reviennent par exemple chaque année avec un pilotage très similaire. Par exemple : l’organisation des actions commerciales de Noël a un plan d’action identique année après année. Et bien enregistrez le plan d’action de l’année passée comme modèle et importez le dans votre dossier de l’année en cours. Ainsi vous êtes certains de ne rien oublier.

Perfony partage le travail et l’information sans surcharge d’activité

Lorsqu’une action est confiée au responsable d’un site plusieurs possibilités s’offre à lui :

  • Réaliser l’action, avec ou sans l’aide de contributeur
  • Transférer l’action à un responsable local, en fonction par exemple de sa spécialité
  • Découper l’action en plusieurs sous action qui seront confiées à un ou plusieurs collaborateurs

Quel que soit le traitement qui lui sera apporté, toutes les avancées réalisées seront partagées avec le responsable local et central, permettant des échanges simplifiés et un niveau d’information identique.

C’est la fin des emails avec une liste interminable de destinataires « pour info »… Maintenant, les personnes concernées ont accès à vos plans d’actions, donc un commentaire placé au bon endroit, et tout le monde est informé.

Fonctionnalités clé de Perfony pour une organisation en réseau