« Fais donc un plan d’action ! »… C’est peut-être la demande d’un patron au sujet d’un gros dossier en cours, ou l’aimable suggestion du groupe de parents d’élèves pour préparer la kermesse de l’école ou même une évidence que l’on ressent pour organiser toutes ces tâches que l’on doit accomplir, que ce soit dans sa vie professionnelle mais également dans sa vie personnelle.

Alors comme tout le monde, direction Google et on tape « comment faire un plan d’action ? » dans le moteur de recherche. Devant le flot de résultats on fait une modification et on ajoute « comment faire un plan d’action ÉFFICACE ? ».

Ça tombe bien… l’efficacité organisationnelle c’est notre métier. Alors commençons par le commencement : qu’est-ce qu’une action ? qu’est ce qui la caractérise ?

 

1/ Le libellé d’une action doit être clair, simple et non interprétable.

roue-plan-action-quoiIl est extrêmement important que le libellé d’une action respecte ces trois caractéristiques : clair, simple et non sujet à interprétation. Lorsque vous créez une action à réaliser dans 6 mois, il faut que vous soyez certain de comprendre ce que vous avez noté, mais cela est encore plus vrai lorsque vous créez une action que vous confiez à une personne de votre équipe. Il ne doit y avoir aucune ambiguïté dans son libellé, faute de quoi le temps que vous avez gagné grâce à une bonne organisation sera perdu au profit d’explications complémentaires qu’il faudra donner.

Attention, également à ne pas confondre « action » et « objectif ». C’est une erreur très fréquente et qui va lourdement pénaliser l’efficacité de votre plan d’action. Par exemple : « augmenter les ventes de 15% » ce n’est pas une action que vous confiez à votre chef des ventes, mais c’est un objectif. Et pour l’atteindre, il devra réaliser un certain nombre d’actions comme « réaliser un mailing promotionnel », ou « recruter un nouveau commercial » par exemple.

Enfin, il est normal de se poser la question de la taille des tâches et des actions.

Sur ce point, il n’y a pas règle absolue. Certains ont besoin de découper leurs actions à un niveau « atomique », c’est à dire à un niveau où elles ne peuvent plus être subdivisées, alors que d’autres s’accommodent très bien d’une définition beaucoup plus large.

Cette granularité s’apprécie en fonction des organisations et des personnes, mais aussi en fonction de la répartition des fonctions. Prenons l’exemple de la tâche « Changer la signalétique du bâtiment ». Dans une structure de petite taille, il n’y aura qu’une seule personne qui s’occupera d’imprimer des affichettes et de les apposer aux endroits prévus. Dans un structure plus importante, la création des supports sera confiée au service communication, qui découpera l’action à son tour pour confier la partie de création à une agence de graphisme et l’impression à un imprimeur. Suivant la taille du projet, il faudra peut-être aussi confier une sous tâche au service des achats pour déterminer le choix des fournisseurs et il faudra ensuite distribuer ces impressions aux personnes qui seront en charge de leur installation. Cet exemple démontre bien qu’il n’y a pas une règle unique, mais bien une adaptation au cas par cas en fonction des personnes et de l’organisation.

 

2/ Un responsable unique est obligatoirement attaché à une action.

roue-plan-action-quiLa meilleure manière d’enterrer une action, c’est donc de ne pas lui donner de responsable car une action sans responsable ne sera JAMAIS réalisée.

Sincèrement, qui irait s’intéresser et réaliser une tâche qui n’est pas dans son plan d’action ?

Le responsable de l’action, c’est la personne qui est désignée par une instance de décision pour gérer et diriger l’action. Ce n’est pas forcement lui qui est à l’origine de sa création, mais il portera devant ses supérieurs la responsabilité en cas de succès, de retard ou d’échec de l’action.

On notera que le responsable n’est pas obligatoirement la personne qui réalisera de manière opérationnelle l’action. Par exemple, si une décision est prise pour améliorer une machine-outil lors d’un comité de direction, c’est le Directeur industriel ou une fonction équivalente qui sera responsable de cette action, mais ce sont bien les personnes qui sont en charge de la machine qui procéderont à l’intervention. Le responsable de l’action devra donc mettre en œuvre les moyens nécessaires pour que ces personnes soient informées de la décision, qu’elles réalisent l’action et il devra également s’assurer de sa bonne exécution, afin de pouvoir faire état de l’avancement de l’action au Comité de direction.

Enfin, une action doit avoir un responsable unique. Le « responsable multiple », c’est encore une très bonne manière d’enterrer une action. Car soit on risque un conflit entre les responsables qui paralysera sa réalisation, soit, à l’inverse, chacun se déchargera sur les autres « ah bon ? je pensais que c’était aux autres de gérer ce point… ».

S’il est bien sûr possible de travailler à plusieurs à la réalisation d’une action, il ne peut y avoir en revanche qu’un seul responsable.

 

3/ Il y a une date butoir pour la réalisation d’une action.

roue-plan-action-quandUne échéance est la troisième condition « obligatoire » pour caractériser une action.

Toutes les actions sans échéances passeront toujours après celles en ayant une. Autant dire tout de suite qu’elles ne seront jamais réalisées.

La date de l’échéance doit être réaliste car un délai non respecté entraînera une baisse de motivation du responsable de l’action. De plus, quand une action prend du retard, elle perdra dans la plupart des cas tout caractère prioritaire « puisqu’elle est déjà en retard, un peu plus ou un peu moins ça ne changera rien… ».

Pour qu’une action soit réalisée à temps, il faut aussi que le respect du délai soit un engagement de la part du responsable.

Enfin, fixer des échéances, cela implique de prendre le risque de prioriser les actions. Certaines sont plus importantes ou plus urgentes que d’autres. Un outil simple comme le diagramme d’Eisenhower vous aidera à faire le tri car « trop de priorité, tue la priorité ».

 

4/ Les éléments complémentaires.

roue-plan-action-autresD’autres éléments d’informations viennent compléter une action. Il faut garder à l’esprit qu’en donnant plus de précisions sur une action vous augmentez vos chances qu’elle soit bien réalisée.

Pour qui ?

Prenons un exemple : si le service juridique doit faire une note sur une évolution du code du travail, il paraît évident à tout le monde qu’elle n’aura pas le même niveau technique si elle s’adresse au DG, au RH ou à l’ensemble du personnel d’une entreprise.

En termes marketing, on appelle ça « la cible » du message. De la même manière, la cible d’une action influencera l’action elle-même.

Pourquoi ?

Une fois encore, un responsable d’une action sera bien plus efficace pour la réaliser s’il connaît les tenants et aboutissants de l’action qui lui est confié.

Depuis quand ?

Il s’agit encore d’augmenter les informations sur le contexte d’une action. Si une action a été décidée dans une période de crise par exemple, ou si depuis qu’elle a été décidé la stratégie de l’entreprise a évolué, le responsable pourra prendre les mesures nécessaires pour adapter l’action à la situation actuelle faute de quoi la réalisation risque fort de ne pas être répondre à la problématique initiale.

Quels commentaires ?

Avec une action, il peut être agréable et pratique de pouvoir ajouter des commentaires. Ceux-ci peuvent être des documents, des partages de contacts ou même des précisions que d’autres personnes concernées par l’action pourraient partager avec le responsable pour améliorer la qualité de l’action une fois terminée.

Quel avancement ?

Enfin, sur un plan d’action on peut renseigner l’état d’avancement des actions. Cela permet au responsable de partager de manière synthétique le niveau de prise en charge d’une action et estimer si le délai sera respecté.

 

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