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Que ce soit dans les actions, les dossiers où les réunions, certains utilisateurs de Perfony peuvent se voir attribuer des rôles spécifiques.

Les actions

Plusieurs utilisateurs peuvent intervenir ou être concernés par une action. Perfony s’est inspiré de la matrice RACI pour son modèle :

On trouve ainsi :

  • Le responsable de l’action: c’est lui qui est comptable de la bonne réalisation de l’action auprès de l’instance de décision de référence. Il peut être comparé au « A » de la matrice RACI. Ce n’est pas forcement lui qui réalisera l’action, mais c’est lui qui devra rendre des comptes sur son avancement et sa bonne réalisation.
  • Les contributeurs: ce sont des utilisateurs, membres du dossier ou non, qui participent activement à la réalisation de l’action. Ils peuvent être au nombre de 3. Ils peuvent être comparés au « R » de RACI, ou au « C » suivant ce qui leur est demandé.

En plus des utilisateurs qui sont acteurs de l’action, d’autres utilisateurs peuvent suivre l’avancement d’une action même sans en être responsables ou contributeurs. Il s’agit :

  • De tous les membres d’un dossier auquel une action est rattachée qui peuvent voir son avancement et effectuer des modifications mineures.
  • Ainsi que tous les titulaires d’une licence Executif qui peuvent voir les actions de leur périmètre.

Ils peuvent tous les deux être considérés comme les « I » de la matrice RACI.

Les dossiers

Un dossier regroupe plusieurs utilisateurs de l’espace Perfony. Ces utilisateurs peuvent avoir différents rôles correspondant à des droits sur le dossier.

  • Le « Pilote» : c’est l’utilisateur qui créé le dossier et qui le fait vivre. Pour être Pilote d’un dossier, il faut donc être titulaire d’une licence « Pilote ». Il bénéficie de tous les droits sur le dossier.
  • Les « Copilotes» : limités à 5, les copilotes sont désignés par le Pilote parmi les utilisateurs membres du dossier. Ils bénéficient des mêmes droits que le pilote sur le dossier et peuvent donc faire le vivre de manière autonome, même en son absence.
    Pour être copilote, les utilisateurs doivent obligatoirement être titulaire d’une licence « Pilote ».
  • Le « Manager» : c’est un rôle très particulier et facultatif dans la vie du dossier. En déclarant un « Manager », le Pilote du dossier permet à son responsable hiérarchique d’avoir une vue sur un dossier, même si celui-ci n’a pas de rôle actif dans le dossier et même s’il ne bénéficie pas d’une licence « Exécutif ».
  • Les « Membres» : ce sont tous les autres utilisateurs invités regroupés pour ce dossier. Pour être membre d’un dossier, vous pouvez être titulaire de n’importe quelle licence indifféremment.
    NB : le titulaire d’une licence pilote ou executif n’est pas systématiquement pilote d’un dossier… il peut très bien être un simple membre. En revanche, pour pouvoir être Pilote ou Copilote d’un dossier, il est indispensable d’avoir au moins une licence « Pilote ».

Les réunions

Dans une réunion Perfony, un groupe d’utilisateurs est regroupé pour créer une instance de décisions qui sera amené à faire vivre cette réunion, arrêter les décisions et s’assurer de l’exécution des actions qui en découlent.

Ces utilisateurs peuvent avoir différents rôles dans une réunion :

  • Le « Pilote» : c’est le créateur de l’instance de décision. C’est lui qui invite donc les autres à rejoindre la réunion. Il bénéficie de tous les droits sur la réunion.
  • Les « Pilotes Suppléants» : ils sont désignés parmi les utilisateurs ajoutés à la réunion afin d’administrer cette instance de décision avec le Pilote. Ils ont exactement les mêmes droits que le Pilote et peuvent donc agir à sa place.
    Il n’est pas obligatoire de désigner des Pilotes suppléants, et il est possible d’en désigner 4 au maximum.
  • Le « Manager» : en déclarant un manager, le Pilote donne à cette personne un regard sur la réunion, même si celle-ci ne fait pas partie des personnes intervenantes.
    Il n’est pas obligatoire de déclarer un manager.
  • Les « Participants» : ce sont tous les autres utilisateurs invités à la réunion. Certaines fonctionnalités ne leurs sont pas autorisées, comme par exemple clôturer une réunion, valider l’ordre du jour etc…

 

 

Rappel des licences nécessaire pour les différents rôles dans Perfony :

 

Collaborateur Pilote Exécutif
Action
Responsable OK OK OK
Contributeur OK OK OK
Dossier
Pilote/copilote NO OK OK
Manager NO OK OK
Membre OK OK OK
Réunion
Pilote NO OK OK
Pilote suppléant NO OK OK
Manager NO OK OK
Participant OK OK OK

Dernière mise à jour : September 18, 2018